Strona główna» Obowiązek informacyjny (RODO)» Obowiązek informacyjny realizowany względem pracowników Instytutu» Obowiązek informacyjny realizowany względem pracowników Instytutu

Obowiązek informacyjny realizowany względem pracowników Instytutu

Obowiązek informacyjny

[dla pracowników]



Ma­jąc na uwa­dze za­pi­sy art. 13 ust. 1  i 2 Roz­po­rzą­dze­nia Par­la­men­tu Euro­pej­skie­go i Ra­dy (UE) 2016/679 z 27 kwiet­nia 2016 r. w spra­wie och­ro­ny osób fi­zycz­nych w związ­ku z prze­twa­rza­niem da­nych oso­bo­wych i w spra­wie swo­bo­dne­go prze­pły­wu ta­kich da­nych oraz uchy­le­nia dyre­kty­wy 95/46/WE, zwa­nym da­lej „RO­DO”,  po­ni­żej po­da­je­my in­for­ma­cje i za­sa­dy prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych przez Sieć Ba­daw­czą Łu­ka­sie­wicz - In­sty­tut Za­awan­so­wa­nych Tech­no­lo­gii Wy­twa­rza­nia: 


Admi­ni­stra­tor danych

Admi­ni­stra­torem Pa­ni/Pa­na da­nych oso­bo­wych jest Sieć Ba­daw­cza Łu­ka­sie­wicz - In­sty­tut Za­awan­so­wa­nych Tech­no­lo­gii Wy­twa­rza­nia (zwa­ny da­lej: In­sty­tut) z sie­dzi­bą ul. Wro­cław­ska 37A, 30-011 Kra­ków, adres e-ma­il: ­kow.pl nr tel.: +48 12 63-17-100.


In­spek­tor Och­ro­ny Danych

We wszel­kich spra­wach do­ty­czą­cych prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych przez In­sty­tut mo­żna kon­tak­to­wać się z wy­zna­czo­nym w tym ce­lu In­spek­torem Och­ro­ny Da­nych, adres ema­il: da­ne­oso­bo­­kow.pl lub oso­bi­ście w sie­dzi­bie In­sty­tutu.


Cel prze­twa­rzania

Pa­ni/Pa­na da­ne oso­bo­we bę­dą prze­twa­rza­ne przez In­sty­tut w celu:

na­wią­za­nia i prze­bie­gu pro­ce­su za­tru­dnienia

zgło­sze­nia pra­co­wni­ków i człon­ków ich ro­dzin do ZUS, ich ak­tu­ali­za­cja i prze­ka­zy­wa­nie da­nych o zwol­nieniach

pro­wa­dze­nia re­je­stru pra­co­wni­ków, akt pra­co­wni­czych i ewi­den­cji cza­su ich pracy

pro­wa­dze­nia ro­zli­czeń z pra­co­wni­ka­mi, wy­pła­ty wy­na­gro­dzeń, na­li­cza­nia obcią­żeń oraz na­li­cza­nia skła­dek do ZUS

roz­pa­try­wa­nia skarg oraz ewen­tu­al­ne­go usta­le­nia, do­cho­dze­nia lub obro­ny przed rosz­cze­niami

sta­ty­stycz­nym i ar­chi­walnym.


Pod­sta­wa pra­wna prze­twa­rzania

In­sty­tut prze­twa­rza Two­je da­ne oso­bo­we na pod­stawie:

1) Art. 6 ust. 1 lit. a) i c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b)  RO­DO, w związ­ku z prze­pi­sami:

Usta­wy z dnia 26 czerw­ca 1974 r. Ko­deks Pra­cy - w szcze­gól­no­ści art. 221 w związ­ku z art. 94 pkt 9a i 9b Ko­dek­su Pracy.

Usta­wy z dnia 13 paź­dzier­ni­ka 1998 r. o sy­ste­mie ubez­pie­czeń spo­łecz­nych  - art. 1, 6 oraz 6a.

2)Art. 6 ust. 1 lit. f) RO­DO w ce­lach re­ali­za­cji tzw. uza­sa­dnio­ne­go in­tere­su admi­ni­stra­to­ra da­nych  w związ­ku z:

roz­pa­try­wa­niem skarg i zgło­szo­nych rosz­czeń oraz obro­ny przed po­ten­cjal­ny­mi rosz­cze­niami,


Za­kres da­nych oso­bowych

Za­kres prze­twa­rza­nych da­nych oso­bo­wych okre­śla w szcze­gól­no­ści art. 221 Ko­dek­su pra­cy oraz prze­pi­sy wy­ko­naw­cze do KP.


Po­da­nie da­nych jest obo­wiąz­ko­we w za­kre­sie okre­ślo­nym w art. 221 §1, §2 i §4 Ko­dek­su Pra­cy, w po­zo­sta­łym za­kre­sie jest zaś do­bro­wol­ne, ale ko­nie­czne dla ce­lów zwią­za­nych z na­wią­za­niem i prze­bie­giem Pa­ni/Pa­na za­tru­dnienia.


Re­ali­za­cja praw

Po­sia­da Pa­ni/Pan pra­wo do­stę­pu do tre­ści swo­ich da­nych oraz pra­wo ich spro­sto­wa­nia lub uzu­peł­nie­nia,  żą­da­nia ich usu­nię­cia w przy­pad­kach prze­wi­dzia­nych pra­wem, ogra­ni­cze­nia prze­twa­rza­nia, pra­wo wnie­sie­nia sprze­ci­wu, co do da­nych oso­bo­wych, których po­da­nie jest do­bro­wol­ne, pra­wo do cof­nię­cia zgo­dy na ich prze­twa­rza­nie w do­wol­nym mo­me­ncie bez wpły­wu na zgo­dność z pra­wem prze­twa­rza­nia, które­go do­ko­na­no na pod­sta­wie zgo­dy wyra­żo­nej przed jej cof­nięciem.

W ce­lu wy­ko­na­nia praw wy­mie­nio­nych po­wy­żej na­le­ży skiero­wać żą­da­nie pod adres ema­il: da­ne­oso­bo­­kow.pl, pi­sem­nie na adres sie­dzi­by In­sty­tu­tu lub oso­bi­ście w sie­dzi­bie In­sty­tu­tu. Przed re­ali­za­cją Pa­ni/Pa­na upra­wnień bę­dzie­my mu­sie­li po­twier­dzić Pa­ni/Pa­na toż­sa­mość w spo­sób in­dy­wi­du­al­nie do­sto­so­wa­ny do da­ne­go żą­dania.

W przy­pad­ku cof­nię­cia zgo­dy na prze­twa­rza­nie da­nych oso­bo­wych (do­ty­czy da­nych po­da­nych do­bro­wol­nie) re­ali­za­cja te­go pra­wa wy­ma­ga zło­że­nia żą­da­nia w for­mie pi­sem­nej, do Dyre­kto­ra In­sty­tutu.


W przy­pad­ku uzna­nia, że prze­twa­rza­nie przez In­sty­tut Two­ich da­nych oso­bo­wych naru­sza prze­pi­sy RO­DO, przy­słu­gu­je Ci pra­wo do wnie­sie­nia skar­gi do Pre­ze­sa Urzę­du Och­ro­ny Da­nych Oso­bo­wych, ul. Staw­ki 2, 00-193 War­szawa.


Od­bior­cy danych

Od­bior­ca­mi Two­ich da­nych oso­bo­wych mo­gą być: 

1)pod­mio­ty, którym In­sty­tut po­wie­rzył prze­twa­rza­nie da­nych oso­bo­wych na pod­sta­wie za­war­tych umów: 

fir­my ser­wi­su­ją­ce urzą­dze­nia In­sty­tu­tu za po­śre­dnic­twem, których prze­twa­rza­ne są da­ne oso­bowe;

pod­mio­ty do­star­cza­ją­ce i utrzy­mu­ją­ce opro­gra­mo­wa­nie wy­ko­rzy­sty­wa­ne w ce­lu prze­twa­rza­nia da­nych pra­co­wni­ków i by­łych pra­co­wni­ków oraz ich ro­dzin; 

pod­mio­ty, którym prze­ka­zu­je się do­ku­men­ta­cję pra­co­wni­czą  dla ce­lów nisz­cze­nia po za­koń­czo­nym okre­sie prze­cho­wy­wa­nia; 

fir­my ku­rier­skie za po­śre­dnic­twem, których pro­wa­dzo­na jest kore­spon­den­cja z pra­co­wni­ka­mi 

2)pod­mio­ty świad­czą­ce usłu­gi dora­dczo-kon­trol­ne na zle­ce­nie In­sty­tu­tu (np. fir­my au­dy­tor­skie, cer­ty­fi­ku­jące);

3)ban­ki, fir­my ubez­pie­cze­nio­we - do­ty­czy tyl­ko osób po­sia­da­ją­cych po­li­sy ubez­pie­cze­niowe,

4)pod­mio­ty prze­twa­rza­ją­ce da­ne w ce­lu pro­wa­dze­nia za­stęp­stwa pro­ce­so­we­go np. kan­ce­la­rie prawne.

5)w za­kre­sie pod­sta­wo­wych da­nych (imię, na­zwi­sko, służ­bo­we da­ne do kon­tak­tu) Pod­mio­ty, z który­mi In­sty­tut współ­pra­cu­je – w przy­pad­ku, kie­dy In­sty­tut wy­zna­czył Pa­na/Pa­nią do ww. działań.


Two­je da­ne oso­bo­we nie bę­dą prze­ka­zy­wa­ne do państw znaj­du­ją­cych się po­za Euro­pej­skim Ob­szarem Go­spo­dar­czym i nie bę­dą prze­ka­zy­wa­ne do or­ga­ni­za­cji mię­dzy­naro­dowych.


De­cy­zje po­dej­mo­wa­ne w spo­sób zau­to­ma­ty­zo­wany

In­sty­tut nie bę­dzie sto­so­wał wo­bec Cie­bie zau­to­ma­ty­zo­wa­ne­go po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji, w tym pro­fi­lo­wania.


Okres, przez któ­ry da­ne bę­dą prze­twa­rzane

Pa­ni/Pa­na da­ne oso­bo­we bę­dą prze­twa­rza­ne przez okre­sy okre­ślo­ne w: Ko­dek­sie Pra­cy oraz roz­po­rzą­dze­niach wy­ko­naw­czych do KP; usta­wie o sy­ste­mie ubez­pie­czeń spo­łecz­nych, usta­wie o emery­turach i ren­tach z Fun­du­szu Ubez­pie­czeń Spo­łecz­nych, usta­wie o naro­do­wym za­so­bie ar­chi­wal­nym i ar­chi­wach, a tak­że usta­wie o ra­chun­ko­wo­ści i prze­pi­sach dot. BHP:

1)do­ku­men­ta­cja pra­co­wni­cza, w tym do­ty­czą­ca okre­sów za­tru­dnie­nia i wy­na­gro­dze­nia za pra­cę (oraz in­ne do­ku­men­ty, na pod­sta­wie których na­stę­pu­je usta­le­nie pod­sta­wy wy­mia­ru emery­tu­ry lub ren­ty) -  50 lat od za­koń­cze­nia przez ubez­pie­czo­ne­go pra­cy w In­sty­tu­cie za wy­jątkiem:

do­ku­men­ta­cji po­mo­cni­czej do do­ku­men­ta­cji pra­co­wni­czej – nie­zwłocz­nie po peł­nym jej wy­ko­rzy­staniu

wnio­sków ur­lo­po­wych – 2 lata

do­ku­men­tów zgło­sze­nio­wych do ZUS oso­by ubez­pie­czo­nej i płat­ni­ka skła­dek -  co naj­mniej 5 lat

2)do­ku­men­ta­cja zwią­za­na z bez­pie­czeń­stwem i hi­gie­ną pra­cy - 25 lat (w przy­pad­ku do­ku­men­ta­cji zwią­za­nej z wy­pad­ka­mi zbioro­wy­mi, śmier­tel­ny­mi i po­wo­du­ją­cy­mi in­wa­lidz­two), 10 lat (w przy­pad­ku do­ku­men­ta­cji zwią­za­nej z  in­ny­mi wy­pad­ka­mi oraz ana­li­zą wy­pad­ków i chorób za­wo­dowych)

3)do­ku­men­ty płat­ni­cze - do cza­su prze­da­wnie­nia zo­bo­wią­zań po­dat­ko­wych lub do cza­su po­twier­dze­nia przez ZUS upra­wnień emery­talnych.

W przy­pad­ku do­cho­dze­nia rosz­czeń i obro­ny przed rosz­cze­nia­mi da­ne bę­dą prze­twa­rza­ne do cza­su wy­peł­nie­nia pra­wnie uza­sa­dnio­nych in­tere­sów In­sty­tu­tu sta­no­wią­cych pod­sta­wę te­go prze­twa­rza­nia lub wnie­sie­nia sprze­ci­wu wo­bec ta­kie­go prze­twa­rza­nia, nie dłu­żej niż przez okres 10 lat. W przy­pad­ku, gdy to­czy się spór lub trwa po­stę­po­wa­nie, w szcze­gól­no­ści są­do­we, okres prze­cho­wy­wa­nia bę­dzie li­czo­ny od dnia za­koń­cze­nia spo­ru lub pra­wo­mo­cne­go za­koń­cze­nia po­stę­po­wania.


Oświad­czam, że przy­ję­łam/przy­ją­łem do wia­do­mo­ści za­sa­dy prze­twa­rza­nia mo­ich da­nych oso­bo­wych prze In­stytut.




………………………..………………       ……..………….……........               .……..…………………….

          (imię i na­zwi­sko)                            (pod­pis)                                       (da­ta)