Strona główna» Obowiązek informacyjny (RODO)» Obowiązek informacyjny realizowany w kontekście działań marketingowych,...» Obowiązek informacyjny realizowany w kontekście działań marketingowych,...

Obowiązek informacyjny realizowany w kontekście działań marketingowych, organizowanych szkoleń i konferencji

Obowiązek informacyjny

[marketing, szkolenia, konferencje]



Ma­jąc na uwa­dze za­pi­sy art. 13 ust. 1  i 2 Roz­po­rzą­dze­nia Par­la­men­tu Euro­pej­skie­go i Ra­dy (UE) 2016/679 z 27 kwiet­nia 2016 r. w spra­wie och­ro­ny osób fi­zycz­nych w związ­ku z prze­twa­rza­niem da­nych oso­bo­wych i w spra­wie swo­bo­dne­go prze­pły­wu ta­kich da­nych oraz uchy­le­nia dyre­kty­wy 95/46/WE, zwa­nym da­lej „RO­DO”,  po­ni­żej po­da­je­my in­for­ma­cje i za­sa­dy prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych przez Sieć Ba­daw­czą Łu­ka­sie­wicz - In­sty­tut Za­awan­so­wa­nych Tech­no­lo­gii Wy­twa­rza­nia: 


Admi­ni­stra­tor danych

Admi­ni­stra­torem Pa­ni/Pa­na da­nych oso­bo­wych jest Sieć Ba­daw­cza Łu­ka­sie­wicz - In­sty­tut Za­awan­so­wa­nych Tech­no­lo­gii Wy­twa­rza­nia (zwa­ny da­lej: In­sty­tut) z sie­dzi­bą ul. Wro­cław­ska 37A, 30-011 Kra­ków, adres e-ma­il: ­kow.pl nr tel.:+48 12 63-17-100.


In­spek­tor Och­ro­ny Danych

We wszel­kich spra­wach do­ty­czą­cych prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych przez In­sty­tut mo­żna kon­tak­to­wać się z wy­zna­czo­nym w tym ce­lu In­spek­torem Och­ro­ny Da­nych, pi­sem­nie na adres sie­dzi­by In­sty­tu­tu adres ema­il: da­ne­oso­bo­­kow.pl lub oso­bi­ście w sie­dzi­bie In­sty­tutu.


Cel prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych i pod­sta­wa pra­wna prze­twa­rza­nia danych:

Pa­ni/Pa­na da­ne oso­bo­we wy­ko­rzy­stu­je­my lub mo­że­my wy­ko­rzy­stać w na­stę­pu­ją­cych celach:

1)or­ga­ni­za­cji i re­ali­za­cji szko­le­nia, kon­fere­ncji lub wy­da­rze­nia, po­przez pod­ję­cie dzia­łań zwią­za­nych z ob­słu­gą re­je­stra­cji Pa­ni/Pa­na zgło­szeń (na pod­sta­wie do­bro­wol­nej zgo­dy); – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. a RODO;

2)wy­peł­nie­nia obo­wiąz­ków pra­wnych cią­żą­cych na In­sty­tu­cie na pod­sta­wie po­wszech­nie obo­wią­zu­ją­cych prze­pi­sów pra­wa, w tym prze­pi­sów po­dat­ko­wych i z za­kre­su ra­chun­ko­wo­ści do­ty­czą­cych m.in. wy­sta­wia­nia i prze­cho­wy­wa­nia fak­tur VAT oraz in­nych do­ku­men­tów księ­go­wych za od­płat­ny udział w szko­le­niu, kon­fere­ncji lub in­nych od­płat­nych wy­da­rze­niach;  – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. c RODO;

3)prze­sy­ła­nia in­for­ma­cji mar­ke­tin­go­wych i han­dlo­wych (na pod­sta­wie do­bro­wol­nej zgo­dy), a w szcze­gól­no­ści na prze­sy­ła­nie za po­śre­dnic­twem środ­ków ko­mu­ni­ka­cji elek­tro­nicz­nej (e-ma­il) oraz kore­spon­den­cji tra­dy­cyj­nej przez In­sty­tut in­for­ma­cji o przysz­łych szko­le­niach, kon­fere­ncjach, wy­da­rze­niach oraz wy­da­wnic­twach; – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. a RODO;

4)pro­mo­wa­nia dzia­łal­no­ści In­sty­tu­tu, w tym pu­bli­ka­cji Pa­ni/Pa­na wi­zeru­nku (na pod­sta­wie do­bro­wol­nej zgo­dy), utrwa­lo­ne­go pod­czas kon­fere­ncji/szko­le­nia na na­stę­pu­ją­cych po­lach eks­plo­ata­cji: w ma­te­ria­łach po­kon­fere­ncyj­nych, wy­da­wnic­twach oraz ra­por­tach, jak ró­wnież re­la­cjach za­miesz­cza­nych na stro­nach in­ter­ne­to­wych In­sty­tu­tu bez­ter­mi­no­wo; – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. a RODO;

5)re­ali­za­cji przez In­sty­tut pra­wnie uspra­wie­dli­wio­nych in­tere­sów zwią­za­nych z usta­le­niem, obro­ną i do­cho­dze­niem rosz­czeń z ty­tu­łu za­wa­rcia umo­wy; – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. c RODO;


Od­bior­cy danych

Od­bior­ca­mi Pa­ni/Pa­na da­nych oso­bo­wych są lub mo­gą być pod­mio­ty: 

1)ser­wi­su­ją­ce urzą­dze­nia In­sty­tu­tu za po­śre­dnic­twem, których prze­twa­rza­ne są da­ne oso­bowe;

2)do­star­cza­ją­ce i utrzy­mu­ją­ce opro­gra­mo­wa­nie wy­ko­rzy­sty­wa­ne w ce­lu prze­twa­rza­nia  Pa­ni/Pa­na  da­nych oso­bowych;

3)pod­mio­ty, którym prze­ka­zu­je się do­ku­men­ta­cję dla ce­lów nisz­cze­nia po za­koń­czo­nym okre­sie prze­cho­wy­wania;

4)świad­czą­ce na rzecz In­sty­tu­tu usłu­gi nie­zbę­dne do wy­ko­na­nia za­wiera­nej z Pa­nią/Pa­nem umo­wy – je­że­li za­war­ta z Pa­nią/Pa­nem umo­wa wy­ma­ga ich udzia­łu np. fir­my ku­rier­skie za po­śre­dnic­twem, których mo­że być pro­wa­dzo­na z Pa­nią/Pa­nem kore­spon­dencja;

5)pro­wa­dzą­ce dzia­łal­ność płat­ni­czą np. ban­ki – w związ­ku z do­ko­ny­wa­ny­mi płat­no­ściami;

6)świad­czą­ce usłu­gi dora­dczo-kon­trol­ne na zle­ce­nie In­sty­tu­tu (np. fir­my au­dy­tor­skie, cer­ty­fi­ku­ją­ce), a tak­że usłu­gi pra­wne, win­dy­ka­cyj­ne i po­dat­kowe;

7)pro­wa­dzą­ce usłu­gi ho­te­lar­skie - w związ­ku z do­ko­ny­wa­ny­mi zgło­sze­nia­mi do­ty­czą­cy­mi re­zer­wa­cji miejsc no­cle­go­wych na czas udzia­łu w or­ga­ni­zo­wa­nym wy­da­rzeniu;

8)świad­czą­ce usłu­gi po­li­gra­ficz­ne w za­kre­sie re­ali­za­cji pu­bli­ka­cji i wy­da­wnictw wy­ko­ny­wa­nych na zle­ce­nie In­sty­tutu;


Pa­ni/Pa­na da­ne oso­bo­we nie bę­dą prze­ka­zy­wa­ne do państw znaj­du­ją­cych się po­za Euro­pej­skim Ob­szarem Go­spo­dar­czym i nie bę­dą prze­ka­zy­wa­ne do or­ga­ni­za­cji mię­dzy­naro­dowych.


Okres, przez któ­ry da­ne bę­dą prze­twa­rza­ne 

Pa­ni/Pa­na da­ne oso­bo­we bę­dą prze­cho­wy­wa­ne przez okres, któ­ry jest zwią­za­ny ze wska­za­ny­mi wy­żej ce­la­mi ich prze­twa­rza­nia, tj.: 

1)do mo­men­tu cof­nię­cia zgo­dy – w przy­pad­ku prze­twa­rza­nia re­ali­zo­wa­ne­go w opa­rciu o wyra­żo­ną zgo­dę i w za­kre­sie ce­lu prze­twa­rza­nia okre­ślo­ne­go zgodą;

2)przez czas ko­nie­czny na do­ko­na­nie ro­zli­czeń, al­bo   

3)przez czas, w którym prze­pi­sy pra­wa na­ka­zu­ją prze­cho­wy­wa­nia da­nych, al­bo 

4)przez okres prze­da­wnie­nia rosz­czeń do do­cho­dze­nia, których ko­nie­czne jest dys­po­no­wa­nie da­ny­mi. 


Re­ali­za­cja praw osób, których da­ne do­tyczą

Po­sia­da Pa­ni/Pan pra­wo do­stę­pu do tre­ści swo­ich da­nych oraz pra­wo ich spro­sto­wa­nia lub uzu­peł­nie­nia,  żą­da­nia ich usu­nię­cia lub ogra­ni­cze­nia prze­twa­rza­nia, pra­wo do prze­no­sze­nia da­nych oraz pra­wo do wnie­sie­nia sprze­ci­wu wo­bec prze­twa­rza­nia  Pa­ni/Pa­na da­nych oso­bo­wych - w przy­pad­kach prze­wi­dzia­nych prawem.

W przy­pad­ku prze­twa­rza­nych da­nych na pod­sta­wie zgo­dy przy­słu­gu­je Pa­ni/Pa­nu Pra­wo do jej cof­nię­cia w każ­dym mo­me­ncie, przy czym cof­nię­cie zgo­dy bę­dzie bez wpły­wu na zgo­dność z pra­wem prze­twa­rza­nia pro­wa­dzo­ne­go przed jej cof­nięciem.


W ce­lu wy­ko­na­nia praw wy­mie­nio­nych po­wy­żej na­le­ży skiero­wać żą­da­nie pod adres ema­il: ­kow.pl lub pi­sem­nie na adres sie­dzi­by In­sty­tu­tu lub oso­bi­ście w sie­dzi­bie In­sty­tu­tu. 

Przed re­ali­za­cją Pa­ni/Pa­na upra­wnień In­sty­tut mu­si po­twier­dzić  Pa­ni/Pa­na toż­sa­mość w spo­sób in­dy­wi­du­al­nie do­sto­so­wa­ny do da­ne­go żą­da­nia. 

W przy­pad­ku uzna­nia, że prze­twa­rza­nie Pa­ni/Pa­na da­nych oso­bo­wych przez In­sty­tut naru­sza prze­pi­sy RO­DO, przy­słu­gu­je Pa­ni/Pa­nu pra­wo do wnie­sie­nia skar­gi do Pre­ze­sa Urzę­du Och­ro­ny Da­nych Oso­bo­wych, ul. Staw­ki 2  00-193 War­szawa.


In­for­ma­cja o wy­mo­gu po­da­nia danych

Po­da­nie da­nych oso­bo­wych jest ko­nie­czne dla ce­lów zwią­za­nych z przy­go­to­wa­niem do za­wa­rcia i za­wa­rciem umo­wy (ucze­stnic­two w szko­le­niu, udział w kon­fere­ncji). Brak po­da­nia da­nych oso­bo­wych skut­ku­je nie­mo­żno­ścią prze­pro­wa­dze­nia czyn­no­ści admi­ni­stra­cyj­nych (a w przy­pad­ku udzia­łu od­płat­ne­go, tak­że czyn­no­ści fi­nan­so­wo księ­go­wych), wsku­tek cze­go nie jest mo­żli­wa re­je­stra­cja a na­stęp­nie udział w szko­leniu/kon­ferencji.

W po­zo­sta­łych przy­pad­kach po­da­nie da­nych jest do­bro­wol­ne, a ich nie po­da­nie skut­ko­wać bę­dzie bra­kiem wy­sył­ki ma­te­ria­łów mar­ke­tin­go­wych, w tym in­for­ma­cji o przysz­łych szko­le­niach i kon­fere­ncjach or­ga­ni­zo­wa­nych przez In­sty­tut; W przy­pad­ku bra­ku zgo­dy na wy­ko­rzy­sta­nie wi­zeru­nku, In­sty­tut nie bę­dzie pu­bli­ko­wał ma­te­ria­łów szko­le­nio­wych/kon­fere­ncyj­nych za­wiera­ją­cych Pa­ni/Pa­na wi­zerunek.


Da­ne oso­bo­we uzy­ski­wa­ne z in­nych źró­deł: 

Pa­ni/Pa­na da­ne oso­bo­we mo­że­my po­zy­ski­wać z in­nych źró­deł.  Je­śli pła­ci Pa­ni/Pan za po­śre­dnic­twem np. ban­ku lub in­sty­tu­cji płat­ni­czej, to wej­dzie­my w po­sia­da­nie in­for­ma­cji o tym, z ja­kie­go kon­ta, w ja­kiej in­sty­tu­cji do­ko­nał(a) Pa­ni/Pan za­pła­ty. Da­ne te bę­dzie­my prze­twa­rzać w ce­lu spraw­dze­nia po­pra­wno­ści za­pła­ty, a  w ra­zie po­trze­by tak­że w ce­lu do­ko­na­nia zwro­tów w ce­lu wy­ko­na­nia umo­wy oraz w ce­lu do­cho­dze­nia rosz­czeń i obro­ny przed rosz­cze­nia­mi. 


De­cy­zje po­dej­mo­wa­ne w spo­sób zau­to­ma­ty­zo­wany

In­sty­tut nie bę­dzie sto­so­wał wo­bec Pa­ni/Pa­na zau­to­ma­ty­zo­wa­ne­go po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji, w tym pro­fi­lo­wania.