Strona główna» Obowiązek informacyjny (RODO)» Obowiązek informacyjny stosowany przy zamówieniach poniżej 30 tysięcy Euro» Obowiązek informacyjny stosowany przy zamówieniach poniżej 30 tysięcy Euro

Obowiązek informacyjny stosowany przy zamówieniach poniżej 30 tysięcy Euro


Wydanie 1

Obowiązek informacyjny


dot. postępowania ofertowego poniżej 30.000 euro pn. ………………..……………………………….…………...............................

znak sprawy: ……………………………………………………

.


Ma­jąc na uwa­dze za­pi­sy art. 13 ust. 1  i 2 Roz­po­rzą­dze­nia Par­la­men­tu Euro­pej­skie­go i Ra­dy (UE) 2016/679 z 27 kwiet­nia 2016 r. w spra­wie och­ro­ny osób fi­zycz­nych w związ­ku z prze­twa­rza­niem da­nych oso­bo­wych i w spra­wie swo­bo­dne­go prze­pły­wu ta­kich da­nych oraz uchy­le­nia dyre­kty­wy 95/46/WE, zwa­nym da­lej „RO­DO”,  po­ni­żej po­da­je­my in­for­ma­cje i za­sa­dy prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych przez Sieć Ba­daw­czą Łu­ka­sie­wicz - In­sty­tut Za­awan­so­wa­nych Tech­no­lo­gii Wy­twa­rza­nia: 


Admi­ni­stra­tor danych

Admi­ni­stra­torem Pa­ni/Pa­na da­nych oso­bo­wych jest Sieć Ba­daw­cza Łu­ka­sie­wicz - In­sty­tut Za­awan­so­wa­nych Tech­no­lo­gii Wy­twa­rza­nia (zwa­ny da­lej: In­sty­tut) z sie­dzi­bą ul. Wro­cław­ska 37A, 30-011 Kra­ków, adres e-ma­il: ­kow.pl nr tel.: +48 12 63-17-100.


In­spek­tor Och­ro­ny Danych

We wszel­kich spra­wach do­ty­czą­cych prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych przez In­sty­tut mo­żna kon­tak­to­wać się z wy­zna­czo­nym w tym ce­lu In­spek­torem Och­ro­ny Da­nych, adres ema­il: da­ne­oso­bo­­kow.pl lub oso­bi­ście w sie­dzi­bie In­sty­tutu.


Cel przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna przetwarzania danych:

In­sty­tut bę­dzie prze­twa­rzał prze­ka­za­ne przez Wy­ko­naw­cę da­ne oso­bo­we je­go re­pre­zen­tan­tów i/lub peł­no­mo­cni­ków, osób wy­zna­czo­nych do kon­tak­tu oraz osób upo­wa­żnio­nych przez nie­go do pod­pi­sy­wa­nia wszel­kich oświad­czeń w imie­niu i na rzecz Wy­ko­naw­cy, zaró­wno uzy­ska­ne w wy­ni­ku po­stę­po­wa­nia, przy za­wiera­niu umo­wy jak i w tra­kcie jej trwa­nia, w na­stę­pu­ją­cych celach:

1)prze­pro­wa­dze­nia wy­żej wy­mie­nio­ne­go po­stę­po­wa­nia, a na­stęp­nie w ce­lu i w za­kre­sie nie­zbę­dnym do za­wa­rcia i pra­wi­dło­wej re­ali­za­cji przed­mio­tu umo­wy, w tym roz­pa­try­wa­nia re­kla­ma­cji oraz do­ko­ny­wa­nia ro­zli­czeń w cza­sie trwa­nia umo­wy lub do ich za­koń­cze­nia, a tak­że wery­fi­ka­cji wiary­go­dno­ści płat­ni­czej przy za­wa­rciu, przed­łu­że­niu lub roz­sze­rze­niu za­kre­su bie­żą­cej lub ko­lej­nej umo­wy oraz  w tym ce­lu two­rze­nia ze­sta­wień, ana­liz i sta­ty­styk – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. b RO­DO w związ­ku z usta­wą z dnia 23 kwiet­nia 1964 r. – Ko­deks cy­wilny;

2)wy­peł­nie­nia obo­wiąz­ków pra­wnych cią­żą­cych na In­sty­tu­tu na pod­sta­wie po­wszech­nie obo­wią­zu­ją­cych prze­pi­sów pra­wa, w tym prze­pi­sów po­dat­ko­wych, kan­ce­lary­jno-ar­chi­wal­nych, prze­pi­sów z za­kre­su ra­chun­ko­wo­ści do­ty­czą­cych m.in. wy­sta­wia­nia i prze­cho­wy­wa­nia fak­tur VAT, ra­chun­ków, in­nych do­ku­men­tów księ­go­wych oraz spra­woz­daw­czo­ści fi­nan­so­wej (ze­sta­wie­nia, ana­li­zy i sta­ty­sty­ki w cza­sie trwa­nia umo­wy), a tak­że pro­wa­dze­nia za­mó­wień pu­blicz­nych – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. c RO­DO w związ­ku z: Usta­wą z dnia 27 sierp­nia 2009 r. o fi­nan­sach pu­blicz­nych, Usta­wą z dnia 29 stycz­nia 2004 r. Pra­wo za­mó­wień pu­blicz­nych, Usta­wą z dnia 29 wrze­śnia 1994 r. o ra­chun­ko­wo­ści, Usta­wą z dnia 14.07.1983 r. o naro­do­wym za­so­bie ar­chi­wal­nym i ar­chi­wach,  Usta­wą z dnia 17 gru­dnia 1998 r. o emery­turach i ren­tach z Fun­du­szu Ubez­pie­czeń Spo­łecznych.

3)re­ali­za­cji pra­wnie uza­sa­dnio­nych in­tere­sów In­sty­tu­tu, którym jest: wery­fi­ka­cja wiary­go­dno­ści płat­ni­czej, usta­le­nie, obro­na i do­cho­dze­nie rosz­czeń wy­ni­ka­ją­cych z umo­wy przez okres ich prze­da­wnie­nia, win­dy­ka­cja na­le­żno­ści, pro­wa­dze­nie po­stę­po­wań są­do­wych, ar­bi­tra­żo­wych i me­dia­cyj­nych; za­pe­wnie­nie bez­pie­czeń­stwa z za­kre­su IT – pod­sta­wa pra­wna: art. 6 ust 1 lit. f RODO.


Da­ne oso­bo­we uzy­ski­wa­ne z in­nych źró­deł: 

In­sty­tut mo­że po­zy­ski­wać Pań­stwa da­ne oso­bo­we z in­nych źródeł:

1)Przy za­wiera­niu, przed­łu­ża­niu lub zmia­nie za­kre­su umo­wy przez czas trwa­nia ta­kiej czyn­no­ści bę­dzie­my wy­ko­rzy­sty­wać do­ty­czą­ce Pań­stwa in­for­ma­cje po­cho­dzą­ce z re­je­stru przed­się­bior­ców (Cen­tral­na Ewi­den­cja i In­for­ma­cja o Dzia­łal­no­ści Go­spo­dar­czej) oraz z ba­zy Głó­wne­go Urzę­du Sta­ty­stycz­ne­go w za­kre­sie tam upu­blicz­nio­nym, oraz od pod­mio­tów zaj­mu­ją­cych się w spo­sób pro­fe­sjo­nal­ny zbiera­niem i ana­li­zą in­for­ma­cji o kon­dy­cji go­spo­dar­czej przed­się­bior­ców w za­kre­sie przez nie udo­stęp­nia­nym w ce­lu wery­fi­ka­cji Pań­stwa da­nych oraz Pań­stwa wiary­go­dno­ści płat­ni­czej w ce­lu sku­tecz­ne­go wy­ko­na­nia umo­wy, a na­stęp­nie w ce­lu usta­le­nia, do­cho­dze­nia i obro­ny rosz­czeń przez okres, po którym prze­da­wnią się rosz­cze­nia z łą­czą­cej nas umo­wy w ce­lu re­ali­za­cji pra­wnie uza­sa­dnio­nych in­tere­sów In­sty­tutu.

2)Je­śli pła­cą Pań­stwo za po­śre­dnic­twem np. ban­ku lub in­sty­tu­cji płat­ni­czej, to wej­dzie­my w po­sia­da­nie in­for­ma­cji o tym, z ja­kie­go kon­ta, w ja­kiej in­sty­tu­cji do­ko­na­li  Pań­stwo za­pła­ty.  Da­ne te bę­dzie­my prze­twa­rzać w ce­lu spraw­dze­nia, czy do­ko­na­li Pań­stwo po­pra­wnej za­pła­ty, a  w ra­zie po­trze­by tak­że w ce­lu do­ko­na­nia zwro­tów w ce­lu wy­ko­na­nia umo­wy  oraz w ce­lu  do­cho­dze­nia rosz­czeń  i obro­ny przed rosz­cze­nia­mi. 


Od­bior­cy danych

Od­bior­ca­mi Pań­stwa da­nych oso­bo­wych są lub mo­gą być: 

1)pod­mio­ty ser­wi­su­ją­ce urzą­dze­nia In­sty­tu­tu za po­śre­dnic­twem, których prze­twa­rza­ne są Pań­stwa  da­ne oso­bowe;

2)pod­mio­ty do­star­cza­ją­ce i utrzy­mu­ją­ce opro­gra­mo­wa­nie wy­ko­rzy­sty­wa­ne w ce­lu prze­twa­rza­nia da­nych oso­bo­wych Wy­ko­naw­ców, osób  re­pre­zen­tu­ją­cych i pra­co­wni­ków Wy­ko­nawcy;

3)pod­mio­ty świad­czą­ce na rzecz In­sty­tu­tu usłu­gi nie­zbę­dne do ewen­tu­al­ne­go wy­ko­na­nia za­wiera­nej z Pań­stwem umo­wy – je­że­li za­war­ta z Pań­stwem umo­wa wy­ma­ga ich udzia­łu np. fir­my ku­rier­skie za po­śre­dnic­twem, których mo­że być pro­wa­dzo­na z Pań­stwem kore­spon­dencja.

4)pod­mio­ty, którym prze­ka­zu­je się do­ku­men­ta­cję dla ce­lów nisz­cze­nia po za­koń­czo­nym okre­sie prze­cho­wy­wania;

Da­ne oso­bo­we nie bę­dą prze­ka­zy­wa­ne do państw znaj­du­ją­cych się po­za Euro­pej­skim Ob­szarem Go­spo­dar­czym i nie bę­dą prze­ka­zy­wa­ne do or­ga­ni­za­cji mię­dzy­naro­dowych.


Okres, przez któ­ry da­ne bę­dą prze­twa­rzane

Pa­ni/Pa­na da­ne oso­bo­we bę­dą prze­cho­wy­wa­ne przez okres, któ­ry jest zwią­za­ny ze wska­za­ny­mi wy­żej ce­la­mi ich prze­twa­rza­nia przez czas nie­zbę­dny do prze­pro­wa­dze­nia po­stę­po­wa­nia ofer­to­we­go, na­stęp­nie przez czas obo­wią­zy­wa­nia umo­wy - a tak­że po ich za­koń­cze­niu przez okres oraz w za­kre­sie wy­ma­ga­nym przez prze­pi­sy pra­wa po­wszech­nie obo­wią­zu­ją­ce­go (m.in. pra­wa po­dat­ko­we­go, usta­wy o ra­chun­ko­wo­ści i prze­pi­sów ar­chi­wal­nych) lub dla za­bez­pie­cze­nia i do­cho­dze­nia ewen­tu­al­nych roszczeń.


Re­ali­za­cja praw osób, których da­ne do­tyczą

Przy­słu­gu­je Pa­ni/Pa­nu pra­wo do­stę­pu do tre­ści swo­ich da­nych oraz pra­wo ich spro­sto­wa­nia lub uzu­peł­nie­nia,  żą­da­nia ich usu­nię­cia w przy­pad­kach prze­wi­dzia­nych pra­wem, ogra­ni­cze­nia prze­twa­rza­nia, wnie­sie­nia sprze­ci­wu, co do da­nych oso­bo­wych, których po­da­nie jest do­bro­wol­ne, a tak­że pra­wo do prze­no­sze­nia da­nych oso­bo­wych w za­kre­sie, w ja­kim Pa­ni/Pa­na da­ne są prze­twa­rza­ne w ce­lu za­wa­rcia i wy­ko­na­nia umowy.

W ce­lu wy­ko­na­nia praw wy­mie­nio­nych po­wy­żej na­le­ży skiero­wać żą­da­nie pod adres ema­il: ­kow.pl li­sto­wnie na adres sie­dzi­by In­sty­tu­tu lub zło­żyć oso­bi­ście w sie­dzi­bie In­sty­tu­tu. Przed re­ali­za­cją Pa­ni/Pa­na upra­wnień bę­dzie­my mu­sie­li po­twier­dzić Pa­ni/Pa­na toż­sa­mość w spo­sób in­dy­wi­du­al­nie do­sto­so­wa­ny do da­ne­go żą­dania.

W przy­pad­ku uzna­nia, że prze­twa­rza­nie przez In­sty­tut Pa­ni/Pa­na da­nych oso­bo­wych naru­sza prze­pi­sy RO­DO, przy­słu­gu­je Pa­ni/Pa­nu pra­wo do wnie­sie­nia skar­gi do Pre­ze­sa Urzę­du Och­ro­ny Da­nych Oso­bo­wych, ul. Staw­ki 2, 00-193 War­szawa.


In­for­ma­cja o wy­mo­gu po­da­nia danych

Po­da­nie da­nych jest obo­wiąz­ko­we, a ich nie po­da­nie skut­ko­wać bę­dzie bra­kiem mo­żli­wo­ści udzia­łu w po­stę­po­wa­niu ofer­to­wym i w kon­se­kwen­cji bra­kiem mo­żli­wo­ści za­wa­rcia i re­ali­za­cji umowy.


De­cy­zje po­dej­mo­wa­ne w spo­sób zau­to­ma­ty­zo­wany

In­sty­tut nie bę­dzie sto­so­wał wo­bec Pa­ni/Pa­na zau­to­ma­ty­zo­wa­ne­go po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji, w tym pro­fi­lo­wania.


Wy­ko­naw­ca oświad­cza, że zo­bo­wią­zu­ję się do prze­ka­za­nia w imie­niu Za­ma­wia­ją­ce­go in­for­ma­cji, o których mo­wa 

w art. 14 RO­DO w za­kre­sie ana­lo­gicz­nym jak po­wy­żej, oso­bom Je­go re­pre­zen­tu­ją­cym, peł­no­mo­cni­kom, oso­bom wy­zna­czo­nym do kon­tak­tu oraz oso­bom przez Nie­go upo­wa­żnio­nym do pod­pi­sy­wa­nia wszel­kich oświad­czeń woli

w imie­niu i na rzecz Wy­ko­naw­cy, których da­ne zo­sta­ły prze­ka­za­ne In­sty­tu­to­wi w po­stę­po­wa­niu ofer­to­wym, przy za­wiera­niu umo­wy i w tra­kcie jej re­ali­za­cji.